Chega de repetição: adicione quem sempre assina junto de uma só vez
Sabe aquele momento em que você precisa lidar com documentos que sempre são assinados pelas mesmas pessoas, e lá vai você, inserindo uma a uma, toda vez? Vamos combinar, é bem chato e consome um tempo precioso, certo? Imagine como seria incrível se você pudesse criar esse grupo de uma só vez, salvá-lo, e, sempre que precisar das assinaturas, apenas digitar o nome do grupo e pronto! O sistema automaticamente adiciona todas as pessoas ao processo de assinatura. Parece bom demais para ser verdade? Pois é, mas essa é a realidade que o Assinatura Certa traz para você!
Nos dias de hoje, onde a velocidade e a precisão na gestão de documentos são essenciais, o Assinatura Certa se destaca com uma funcionalidade que promete transformar sua rotina: o recurso de Grupo de Pessoas. Com ele, você automatiza completamente a inserção de quem sempre assina junto, garantindo mais eficiência e menos erros no seu dia a dia.
O Que é o Recurso de Grupo de Pessoas?
O recurso de Grupo de Pessoas permite que usuários criem, salvem e reutilizem grupos específicos de signatários que frequentemente precisam assinar os mesmos tipos de documentos. Em vez de adicionar manualmente cada pessoa toda vez que um novo documento precisa ser assinado, você pode criar um grupo, que pode ser chamado com um único clique, agilizando o processo de assinatura.
Exemplos Práticos de Grupos de Pessoas
1. Documentos de Condomínios
Situação: Durante as reuniões de condomínio, é necessário registrar uma ata assinada por todos os presentes. Em um condomínio com mais de 30 moradores, inserir, posicionar e revisar cada assinatura manualmente consome tempo e pode levar a erros.
Solução: Use o recurso de grupo de pessoas para agilizar esse processo. Crie grupos de moradores organizados por blocos ou torres, como "Moradores Torre A". Assim, ao preparar o documento, você pode adicionar o grupo inteiro com um único clique, garantindo que todos os participantes estejam incluídos e nenhuma assinatura seja esquecida.
2. Aprovação de Despesas de Viagem
Situação: Em uma empresa de consultoria, as despesas de viagem devem ser aprovadas por um gerente, um diretor financeiro e um membro do departamento de viagens.
Solução: Crie um grupo chamado "Aprovação de Despesas de Viagem". Quando uma despesa de viagem é submetida, você só precisa adicionar esse grupo, e todos os membros relevantes receberão automaticamente a solicitação de assinatura.
3. Revisão de Contratos de Fornecedores
Situação: Uma empresa de varejo deve revisar todos os contratos de fornecedores, e a revisão precisa ser feita pelo gerente de compras, pelo jurídico e pelo diretor de operações.
Solução: Forme um grupo denominado "Revisão de Contratos". Cada novo contrato é enviado para o grupo completo de uma só vez, agilizando o processo de revisão e assinatura.
4. Assinatura de Documentos de Incorporação
Situação: Em um escritório de advocacia, documentos de incorporação devem ser assinados pelo sócio principal, pelo advogado responsável e pelo contador.
Solução: Configure um grupo chamado "Assinatura Incorporação". Sempre que um novo documento de incorporação precisar de assinatura, o grupo é adicionado, e todos os signatários recebem o documento simultaneamente.
5. Aprovação de Projetos de Marketing
Situação: Uma agência de publicidade precisa que suas campanhas sejam aprovadas pelo diretor criativo, pelo gerente de contas e pelo cliente.
Solução: Crie um grupo chamado "Aprovação de Campanha". Ao iniciar um novo processo de assinatura, adicione esse grupo para incluir automaticamente o diretor criativo e o gerente, que são assinantes fixos. O cliente, que não faz parte do grupo fixo, será adicionado manualmente. Mesmo assim, você economiza tempo e reduz cliques, tornando o processo mais ágil e eficiente.
O Problema de Inserir Signatários Repetidamente
Empresas frequentemente enfrentam desafios ao gerenciar processos de assinatura que envolvem várias partes. A adição manual de cada signatário em múltiplos documentos pode levar a erros, como a exclusão acidental de uma pessoa importante, ou a digitação errada de um e-mail, além de consumir tempo (que é um recurso valioso), especialmente em processos que exigem agilidade.
A Solução: O novo recurso de Grupo de Pessoas
O recurso de Grupo de Pessoas do Assinatura Certa resolve esses problemas ao permitir que os usuários criem grupos fixos de signatários. Por exemplo, uma empresa que realiza reuniões trimestrais de diretoria pode ter um grupo chamado "Diretoria Q3". Toda vez que uma ata de reunião ou outro documento precisar de aprovação, o grupo pode ser adicionado com um único clique, garantindo que todos os diretores assinem, sem a necessidade de inseri-los manualmente toda vez. Como o processo de assinatura será criado com menos tempo, já que não precisa inserir um a um, o processo poderá ser criado logo após o término da reunião e assinado quase que imediatamente.
Como criar e usar o recurso de Grupo de Pessoas?
Criação do Grupo: Acesse a engrenagem azul logo abaixo da foto do seu perfil, e selecione a opção "Grupos de Pessoas". Clique em "Adicionar novo grupo de pessoas", dê um nome para o grupo e adicione os signatários que costumam assinar juntos.
Salvar o Grupo: Nomeie o grupo de acordo com a função ou o tipo de documentos para o qual é utilizado (por exemplo, "Aprovação de Projetos de Marketing").
Adicionar ao Processo de assinatura: Ao preparar um novo documento para assinatura, selecione o grupo salvo em vez de adicionar cada pessoa manualmente.
Conclusão
O recurso de Grupo de Pessoas do Assinatura Certa é uma poderosa ferramenta para qualquer empresa que busca eficiência e precisão em seus processos de assinatura digital. Seja em grandes corporações ou pequenas empresas, a capacidade de criar e reutilizar grupos específicos de signatários permite que as organizações automatizam partes críticas de seus fluxos de trabalho, economizando tempo e reduzindo a margem de erro.
Experimente o recurso de Grupo de Pessoas e descubra como ele pode transformar a maneira como o seu negócio gerencia documentos e processos de assinatura, permitindo uma gestão mais inteligente e ágil.
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