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A digitalização dos processos de Recursos Humanos está cada vez mais presente nas empresas, e a assinatura eletrônica tem se tornado uma ferramenta essencial para otimizar o fluxo de trabalho e garantir a validade jurídica dos documentos. Mas quais são os documentos que o RH pode assinar eletronicamente? O primeiro passo é entender que assinatura digital e assinatura eletrônica são diferentes. A seguir, vamos apresentar uma lista  abrangente de documentos que o RH pode assinar com a nossa plataforma. 

Assinatura Digital x Assinatura Eletrônica

Embora frequentemente usadas como sinônimos, assinar digitalmente é diferente de assinar eletronicamente:

Como funciona uma Assinatura Eletrônica (sem Certificado Digital)?

Qualquer pessoa física maior de 18 anos ou jurídica pode assinar de forma eletrônica sem ter um Certificado Digital. Neste caso o portal Assinatura Certa coleta os dados que assegurem a identidade do assinador e valida sua assinatura utilizando, de forma automática, diversos recursos como IP da máquina, geolocalização e carimbo do tempo. Além disso, são adicionados procedimentos de autenticação, que podem ser por e-mail, SMS, assinatura a punho digital ou vínculo de gravação de videoconferência.

Como funciona uma Assinatura Digital (com Certificado Digital)?

Nesta modalidade, o assinador deve ter um Certificado Digital válido, que pode ser adquirido em autoridades certificadoras credenciadas, como Serasa e Serpro. Geralmente tem custo adicional, sendo indicado para assinatura de documentos que necessitem de fé pública. Consiste em um cartão com chip ou arquivo digital que contém os dados da pessoa física ou jurídica e é reconhecido pelo ICP Brasil - Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil.

Como verificar a validade de um documento assinado digitalmente?

Cada documento possui uma etiqueta que tem um código de verificação. Com este código é possível conferir os dados de cada assinante, os validadores de assinatura empregados e confirmar que o documento não sofreu nenhum tipo de alteração após assinado. O verificador de assinaturas pode ser acessado diretamente pelo site do Assinatura Certa.

Documentos que podem ser assinados eletronicamente no RH:

1. Contratos de Trabalho

• Contratações formais;

• Ajustes e renovações contratuais.

2. Aditivos Contratuais

• Alterações salariais;

• Promoções; 

• Mudanças de cargo.

3. Políticas Internas e Códigos de Conduta

• Adesão a novas políticas.

4. Declarações e Autorizações

• Autorização para descontos em folha;

• Consentimentos para uso de imagem.

5. Acordos de Demissão ou Rescisão

• Formalização de detalhes legais da demissão;

• Rescisões contratuais com validade jurídica.

6. Planos de Benefícios

• Termos de adesão;

• Inclusões e exclusões em planos de saúde, previdência ou outros benefícios.

7. Férias e Licenças

• Solicitações de férias;

• Aprovações de licenças maternidade, paternidade ou outras.

8. Relatórios e Avaliações de Desempenho

• Assinaturas de relatórios anuais;

• Avaliações individuais ou de equipes.

9. Treinamentos e Capacitações

• Registro de participação;

• Confirmação de cumprimento de horas.

10. Atas de Reuniões

• Registros de reuniões internas;

• Assinaturas de ata por gestores e participantes.

11. Documentação para Processos Seletivos

• Assinatura de termos de confidencialidade; 

• Declarações de composição de banca avaliadora.

12. Acordos de Home Office ou Teletrabalho

• Termos de adesão ao regime remoto;

• Ajustes em condições de trabalho.

Conclusão

A assinatura eletrônica não só garante a validade jurídica como também traz praticidade e segurança ao setor de Recursos Humanos. Ela elimina a necessidade de documentos impressos, reduz custos e permite que processos sejam finalizados de forma ágil, mesmo à distância.