Na prática: Como organizar reuniões mais produtivas e menos demoradas?
Reuniões no mundo corporativo podem ter dois desfechos opostos: quando bem conduzidas, são essenciais para alinhar equipes, definir tarefas, apresentar projetos e estabelecer prazos. No entanto, quando feitas sem planejamento e organização, tornam-se uma perda de tempo, resultando em discussões improdutivas, acúmulo de tarefas e resoluções quase inexistentes.
Para tornar suas reuniões mais produtivas, reunimos boas práticas e dicas sobre como a tecnologia pode otimizar esse processo. Afinal, nosso objetivo vai além de facilitar a assinatura de documentos — estamos sempre atentos às inúmeras possibilidades de como o Assinatura Certa pode ajudar a resolver desafios internos da sua empresa.
Tipos de reuniões e suas finalidades
Existem dois tipos principais de reuniões: recorrentes e extraordinárias.
Reuniões recorrentes
Essas acontecem em intervalos periódicos e são fundamentais para manter o alinhamento e o progresso das equipes. Alguns exemplos incluem:
Reunião diária: realizada no início do dia para definir tarefas prioritárias ou no final do expediente para revisar as atividades concluídas.
Reunião semanal: ideal para acompanhar o andamento das demandas, estabelecer metas de curto prazo e ajustar estratégias.
Reunião quinzenal: comum em equipes comerciais para definir campanhas promocionais, revisar resultados e reajustar metas.
Reunião mensal: por ter um intervalo maior entre cada sessão, exige um planejamento mais detalhado. Essa reunião é essencial para revisar projetos de longo prazo e garantir o alinhamento entre setores em empresas maiores.
Reuniões extraordinárias
Essas são convocadas para resolver situações específicas e inesperadas. Apesar de sua urgência, a organização é fundamental para garantir que sejam objetivas e eficazes. Nesse contexto, o registro da reunião por meio de uma ata é indispensável.
Seja qual for o tipo de reunião, o planejamento deve ser o mesmo para garantir sua eficiência.
4 passos práticos para reuniões produtivas
Definições e foco
Antes de agendar a reunião, determine um objetivo claro. Pergunte-se: "Qual resultado precisamos obter?".
Exemplo: "Precisamos agendar uma reunião urgente com toda a equipe para alinhar os detalhes da nossa promoção relâmpago."
Pauta objetiva
Após definir o foco da reunião, é fundamental elaborar uma pauta com os temas que serão abordados. Por exemplo, no caso de uma promoção relâmpago:
"Precisamos dividir a equipe para que tudo fique pronto a tempo. Como o prazo é curto e há muitas demandas a ajustar, vamos criar pequenos times para organizar essa nova tarefa sem comprometer o fluxo de trabalho e sem sobrecarregar ninguém."
A pauta e ata devem constar, obrigatoriamente:
Os tópicos que serão discutidos;
O tempo estimado para cada item;
Quem será o responsável por cada ponto.
Use ferramentas digitais para organizar a reunião
A ideia é que você tenha à disposição ferramentas fáceis de usar e que atendam às suas necessidades no maior alcance possível. Seguindo esse conceito, vamos falar sobre as ferramentas do Google.
Imagine o seguinte processo:
O gerente ou responsável recebe a demanda, em seguida, organiza os objetivos e valida que é necessário realizar uma reunião.
Com isso, uma pauta é elaborada no Google Docs, posteriormente, ela servirá de base para estruturar e formatar o padrão de ATA.
Em seguida, uma reunião é agendada pelo Google Agenda, essa reunião será online para que todos possam participar. É possível também que o documento criado para a pauta seja anexado para que todos possam visualizar.
Durante a reunião, a pessoa responsável pela ATA deve registrar as decisões no documento e de preferência este documento deve estar sendo compartilhando na tela para que todos estejam de acordo com o que está sendo anotado, ou caso sejam apenas compartilhamento de informações, que todos estejam cientes.
Ao final, todos fazem uma revisão rápida do conteúdo e com a aprovação dos participantes, a ata é finalizada.
Finalize a reunião assinando a ATA.
Geralmente o que todos pensam é que um dos desafios das reuniões é garantir que todos concordem com o que foi registrado. Mas na verdade, o que se dá mais dor de cabeça é que as tarefas sejam entregues conforme a demanda foi distribuída e que os prazos sejam obedecidos. Para isso, utilizar o Assinatura Certa para assinar ATA de reuniões pode ser um grande diferencial em casos de que os prazos são inegociáveis.
Como funciona na prática?
Ao final da reunião, a pessoa responsável pela ata compartilha o documento com todos e pergunta: "Pessoal, a nossa ata ficou assim. Todos de acordo?".
Com a aprovação dos participantes, o documento é enviado para assinatura digital pelo Assinatura Certa.
O processo é simples e leva menos de 3 minutos para ser configurado.
Faça o download do documento em PDF;
Acesse a plataforma e crie um novo processo de assinatura;
Insira um título de sua preferência e faça o upload do documento;
Coloque os participantes que devem assinar;
Revise os dados dos participantes e conclua o processo.
Cada participante recebe um link para assinar eletronicamente via e-mail, garantindo segurança e validade jurídica.
Essa prática elimina a necessidade de impressões, facilita o armazenamento de documentos e garante mais agilidade no dia a dia.
Ter evidências é essencial em momentos de grande demanda, reforçar a responsabilidade é sempre essencial.
Conclusão
Organizar reuniões produtivas e menos demoradas exige planejamento, foco e o uso de ferramentas certas fazem sim toda a diferença. Seguindo essas dicas e utilizando o Assinatura Certa, você pode transformar suas reuniões em momentos realmente eficazes e com resultados concretos.
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