Como criar um processo de assinatura?
Se você acabou de chegar e ainda não sabe como criar um processo de assinatura na nossa plataforma, ou já a utiliza há um tempo, mas deu aquele branco, não se preocupe! Neste guia completo, vamos te mostrar todos os passos de forma simples e visual, com imagens e GIFs que vão tornar o aprendizado ainda mais fácil.
Antes de começar, partimos do princípio de que você já tem uma conta criada. Caso ainda não tenha, clique aqui para criar a sua conta agora.
Acesse a plataforma utilizando o seu login e senha cadastrados no momento da criação da conta. Em seguida, selecione a organização onde deseja iniciar o processo de assinatura. No exemplo abaixo, utilizamos a organização fictícia “Atendimentos” para ilustrar o passo a passo, mas fique à vontade para aplicar as instruções conforme a sua necessidade.
Etapa 01. Identificação: Defina um nome para o processo de assinatura e a regra para o download.
O nome escolhido será fundamental, pois aparecerá no e-mail enviado ao assinante e facilitará a localização do processo na plataforma. Você pode também incluir uma mensagem que, embora não seja obrigatória, recomendamos utilizá-la para reforçar informações importantes. Essa mensagem será exibida no e-mail enviado ao assinante.
Em relação ao download dos documentos: ele pode ser efetuado pelos participantes do processo de assinatura ou apenas pelos integrantes da organização dona do processo.
Etapa 02. Configurações: Defina se o processo de assinatura terá ordem de assinadores ou não e o tipo de assinatura.
Ao criar um processo de assinatura, os participantes recebem automaticamente um convite por e-mail. Porém, quando a opção “Definir ordem de assinaturas” está ativada, os convites são enviados em sequência: O primeiro assinador é notificado e assina. Só depois disso o segundo é avisado, e assim por diante.
Saiba mais em nosso blog: Com ou sem ordem de assinadores: o que muda no processo?
Quanto ao tipo de assinatura: por padrão, a opção “Sem certificado digital” está selecionada, mas você pode alterá-la conforme necessário.
Mas, qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
- Assinar com certificado digital ICP-Brasil: O certificado funciona como uma identidade digital oficial, garantindo um nível mais alto de segurança e validade jurídica, sendo inclusive obrigatório em alguns casos previstos em lei, como contratos mais sensíveis ou com grandes valores envolvidos, operações financeiras e exigências de órgãos públicos.
- Assinatura sem certificado digital, também chamada de assinatura eletrônica: Não exige esse certificado e valida a identidade do signatário por meios como código de verificação enviados por e-mail e/ou SMS e o carimbo do tempo. Também é válida juridicamente quando aceita pelas partes. Não se trata de uma assinatura “mais fraca”, mas sim de uma opção adequada para situações em que a legislação não exige um nível jurídico mais elevado, cada situação exige um peso diferente, e todas estão amparadas por lei.
Acesse a nossa FAQ e saiba mais sobre as que garantem a validade legal da assinatura digital e eletrônica no Brasil, clicando aqui.
Etapa 03. Participantes: Adicione os participantes que devem assinar.
Certifique-se de adicionar corretamente todas as pessoas envolvidas para garantir que o processo ocorra sem problemas.
Ao adicionar usuários, caso a pessoa já tenha uma conta na plataforma, basta digitar o nome ou o e-mail no campo “Adicione participantes”. Caso a pessoa não tenha uma conta, digite o nome completo, e-mail, CPF ou CNPJ e número de telefone.
Além disso, nessa etapa você pode configurar:
- Permitir ou não o envio de código de verificação por SMS: Quem assina com certificado digital utiliza a própria senha do certificado para validar a assinatura. Já para aqueles que assinam sem o uso do certificado, a validação é feita por meio de um código de verificação enviado por e-mail ou SMS. O envio do código por e-mail está disponível para todos os planos, inclusive o gratuito. No entanto, o envio via SMS é um recurso exclusivo para clientes que possuem um plano contratado no Assinatura Certa.
- Restringir o acesso por CPF/CNPJ e/ou por data de nascimento: Para ativá-la, o criador do processo de assinatura deve inserir CPF ou CNPJ do assinador, junto com a data de nascimento. O assinador só conseguirá visualizar o documento após preencher essas informações corretamente, que servirão como uma “senha” para que assim seja possível visualizar o documento.
- Definir função do assinador: Essa configuração é totalmente opcional. Além disso, você pode incluir e personalizar o tipo de função, conforme for mais conveniente para o seu tipo de negócio. Basta clicar no menu lateral conforme indica a seta na imagem abaixo e cadastrar.
Ao finalizar o processo de assinatura, a função de assinador ficará visível no Manifesto de Assinatura, na imagem abaixo está destacado o local onde consta essa informação. Lembrando que o Manifesto de Assinatura é um documento complementar à assinatura eletrônica, fornecendo uma camada adicional de informações cruciais para verificar a autenticidade e integridade de um documento assinado digitalmente.
Etapa 04. Documentos: Adicione o documento que deve ser assinado e posicione as assinaturas.
Com todas as informações dos assinadores já preenchidas, chega o momento de incluir os documentos que serão assinados e definir a posição das assinaturas. Essa etapa é mais simples que a anterior, pois envolve menos detalhes técnicos. Aqui, basta fazer o upload do(s) documento(s), inserir e posicionar as etiquetas de assinatura e, se necessário, as rubricas.
Caso o documento possua mais de um campo de assinatura, é possível replicar as assinaturas de forma prática. Além disso, a plataforma permite configurar assinaturas parciais em processos com múltiplos documentos.
Por exemplo: uma advogada precisa enviar dois documentos, um referente ao serviço prestado e outro aos honorários. Ela pode incluir ambos em um único processo, ou seja, faz o upload dos dois documentos. No primeiro documento, apenas o cliente vai assinar, portanto, ela posiciona apenas a assinatura com os dados do cliente, já no segundo documento, ela e o cliente vão assinar, senão assim, vai posicionar as duas assinaturas.
Mas atenção: essa funcionalidade só é válida para processos que tenham os mesmos assinadores adicionados. Ou seja, ao criar o processo de assinatura, é na etapa de definição de assinadores que você inclui todos os participantes. Depois, você decide em quais documentos cada um deve assinar.
Há 03 formas para posicionar as assinaturas e as rubricas:
- Arrastando do menu lateral para o local desejado do documento
- Clicando sobre o documento e escolhendo a opção e o assinador
- Posicionar as etiquetas automaticamente
Veja na prática sobre os tipos de posicionamento de assinaturas e rubricas em nosso tutorial do YouTube, clicando aqui.
Etapa 05. Conferência: A etapa “Conferência” é justamente ao que o nome refere: conferir todas as informações do processo de assinatura.
Com tudo pronto e revisado, basta clicar em “Iniciar coleta” e ir selecionando os próximos botões para continuar e enviar o processo de assinatura.
Conclusão
Agora que você sabe como configurar o processo de assinatura na nossa plataforma, basta seguir os passos com atenção para garantir que tudo ocorra de forma rápida, segura e sem complicação. Com este guia, esperamos que você possa aproveitar ao máximo as funcionalidades da nossa plataforma e tornar esse processo ainda mais eficiente no seu dia a dia. Se tiver alguma dúvida, estamos aqui para ajudar.
