Como criar um processo de assinatura?
Se você acabou de chegar e ainda não sabe como criar um processo de assinatura na nossa plataforma, ou já a utiliza há um tempo, mas deu aquele branco, não se preocupe! Neste guia completo, vamos te mostrar todos os passos de forma simples e visual, com imagens e GIFs que vão tornar o aprendizado ainda mais fácil.
Antes de começar, partimos do princípio de que você já tem uma conta criada. Caso ainda não tenha, clique aqui para criar a sua conta agora.
Primeiro passo: Acesso.
Acesse a plataforma utilizando o seu login e senha cadastrados no momento da criação da conta. Em seguida, selecione a organização onde deseja iniciar o processo de assinatura. No exemplo abaixo, utilizamos a organização fictícia “Atendimentos” para ilustrar o passo a passo, mas fique à vontade para aplicar as instruções conforme a sua necessidade.
Segundo passo: Criação do processo de assinatura.
Agora, vamos configurar o processo de assinatura. O sistema irá guiá-lo passo a passo, mas é importante prestar atenção a alguns detalhes que fazem toda a diferença.
Defina um nome para o processo de assinatura.
O nome escolhido será fundamental, pois aparecerá no e-mail enviado ao assinante e facilitará a localização do processo na barra de pesquisa da plataforma.
Logo abaixo do campo de nome, há a opção de adicionar uma mensagem. Embora não seja obrigatória, recomendamos utilizá-la para reforçar informações importantes. Essa mensagem será exibida no e-mail enviado ao assinante, podendo incluir um lembrete relevante, como: "Olá, lembrando que este documento deve ser assinado até a data X, conforme combinado na reunião."
Adicione os participantes que devem assinar.
A etapa “Participantes” é a mais importante de todas, pois nela serão inseridas as pessoas que vão assinar o documento. Certifique-se de adicionar corretamente todas as pessoas envolvidas para garantir que o processo ocorra sem problemas.
Ao adicionar usuários, caso a pessoa já tenha uma conta na plataforma, basta digitar o nome ou o e-mail no campo “Adicione participantes”. Caso a pessoa não tenha uma conta, digite o nome completo, e-mail, CPF ou CNPJ e número de telefone.
Defina a ordem de assinatura
Por padrão essa configuração sempre vem ativada, mas você pode desativar a qualquer momento, conforme necessidade.
Para que serve a função ordem de assinatura? Essa função define a sequência em que as assinaturas devem ocorrer. Por exemplo, em um processo envolvendo uma empreendedora, sua colaboradora do setor comercial e uma revendedora, a assinatura pode precisar seguir essa ordem específica. Ao criar o processo, basta organizar os participantes conforme a necessidade.
E como será entregue esse processo? Se a empreendedora for a primeira a assinar, ela receberá o e-mail de convite primeiro. Somente após a assinatura dela, a colaboradora do setor comercial será notificada para assinar. Quando essa etapa for concluída, a revendedora receberá o convite. Como ela é a última na ordem, ao assinar, o processo será finalizado.
Como os convidados recebem o convite com a ordem de assinatura desativada? Se a opção de ordem de assinatura for desativada, todos os participantes receberão o e-mail de convite ao mesmo tempo. Diferente do fluxo ordenado, onde cada pessoa só recebe o convite após a assinatura da anterior, nesse caso, empreendedora, colaboradora e revendedora poderão assinar simultaneamente.
Escolha o tipo de assinatura
A escolha do tipo de assinatura determina como o processo será realizado. Por padrão, a opção “Sem certificado digital” está selecionada, mas você pode alterá-la conforme necessário.
Assinatura Eletrônica (sem Certificado Digital): Qualquer pessoa física maior de 18 anos ou pessoa jurídica pode assinar de forma eletrônica sem Certificado Digital. O Assinatura Certa valida a assinatura utilizando recursos como IP da máquina, geolocalização e carimbo de tempo.
Assinatura Digital(com Certificado Digital): Nesta modalidade, o assinante deve ter um Certificado Digital válido. O processo é mais seguro e indicado para documentos que necessitam de fé pública.
É possível criar um processo onde alguns assinem com certificado digital e outros não? Não. O processo deve ser configurado para que todos os participantes utilizem o mesmo tipo de assinatura. Se a assinatura for com certificado digital, todos deverão assiná-lo dessa forma. Da mesma maneira, se for uma assinatura eletrônica simples, todos os envolvidos deverão segui-la.
Proteção extra para o processo de assinatura
Para autenticar uma assinatura, existem três formas disponíveis.: Quem assina com certificado digital utiliza a própria senha do certificado para validar a assinatura. Já para aqueles que assinam sem o uso do certificado, a autenticação é feita por meio de um código de verificação enviado por e-mail ou SMS.
O envio do código por e-mail está disponível para todos os planos, inclusive o gratuito. No entanto, a autenticação via SMS é um recurso exclusivo para clientes que possuem um plano contratado no Assinatura Certa.
A função "Restrição de Acesso" oferece uma camada extra de segurança para o processo de assinatura. Para ativá-la, o criador do processo de assinatura deve inserir CPF ou CNPJ do assinador, junto com a data de nascimento. O assinador só conseguirá visualizar o documento após preencher essas informações corretamente, que servirão como uma “senha” para que assim seja possível visualizar o documento.
Tipo de função do assinador
Pode ser usado conforme necessidade. Por padrão, a opção “nenhuma”, vem selecionada. Essa configuração é totalmente opcional se o criador do processo de assinatura desejar ou não. A função do assinador fica logo abaixo do campo e-mail, conforme ilustrado abaixo:
Além disso, você pode incluir e personalizar o tipo de função, conforme for mais conveniente para o seu tipo de negócio.
Para acessar o menu Funções de assinador, clique na engrenagem azul logo abaixo da sua foto de perfil.
Após, clique em “Adicionar nova função de assinador” e digite a nova função que deseja incluir, e por fim, clique em salvar.
Ao finalizar o processo de assinatura, a função de assinador ficará visível no Manifesto de Assinatura, na imagem abaixo está destacado o local onde consta essa informação. Lembrando que o Manifesto de Assinatura é um documento complementar à assinatura digital, fornecendo uma camada adicional de informações cruciais para verificar a autenticidade e integridade de um documento assinado digitalmente.
Terceiro passo: Adicione o documento que deve ser assinado
Com todas as informações dos assinadores preenchidas, essa é a hora de incluir a documentação que será assinada e também definir a posição das assinaturas. Essa etapa é bem mais simples que a anterior, já que não possui a mesma quantidade de detalhes. Aqui, você vai apenas fazer o upload do documento, selecionar o modelo de etiqueta que melhor se encaixar no layout do seu documento, escolher o posicionamento delas e prosseguir para a etapa de conferência. Mas, de qualquer forma, a etapa ”Documentos” exige atenção, como:
Qual deve ser o formato do arquivo? Obrigatoriamente, deve ser em PDF e o tamanho máximo por arquivo deve ser de 26,2 MB.
Posso adicionar mais de um arquivo? Sim, você pode incluir até 10 documentos, respeitando o formato e tamanho total mencionado acima.
Após adicionar o documento, notei que esqueci de adicionar uma pessoa para assinar, como fazer para corrigir? Neste caso, você deve retroceder a etapa clicando no botão “Anterior”, adicionar quem falta e clicar no botão “Próximo” para retornar para a etapa de upload do documento.
Quarto passo: Conferência e envio para assinatura
A etapa “Conferência” é justamente ao que o nome refere: conferir todas as informações do processo de assinatura.
Na tabela, na primeira linha consta o nome do documento e logo abaixo as informações dos participantes: Nome completo, email, CPF/CNPJ e Tipo de assinatura.
Com tudo pronto e revisado, basta clicar em “Iniciar assinaturas”. Ao clicar, um aviso irá aparecer para você, dizendo:
Clique em visualizar os termos caso desejar ou clique diretamente no botão azul “Continuar”. Feito isso, seu processo de assinatura estará concluído e os participantes já terão recebido o e-mail de convite para assinar o documento.
Conclusão
Agora que você sabe como configurar o processo de assinatura na nossa plataforma, basta seguir os passos com atenção para garantir que tudo ocorra de forma rápida, segura e sem complicação. Com este guia, esperamos que você possa aproveitar ao máximo as funcionalidades da nossa plataforma e tornar o processo de assinatura digital ainda mais eficiente no seu dia a dia. Se tiver alguma dúvida, estamos aqui para ajudar!
