Nova tela de criação dos processos de assinatura
No Assinatura Certa, cada opinião dos usuários tem valor. É ouvindo os feedbacks que conseguimos melhorar continuamente a experiência de criar processos de assinatura de forma simples e prática.
Se você acabou de chegar ou já utiliza a plataforma há algum tempo e esqueceu algum passo, este guia foi feito para você. Aqui você vai encontrar todas as instruções de maneira clara, com imagens e GIFs que tornam o aprendizado leve e fácil de acompanhar.
E se ainda não tem sua conta, não se preocupe. Criar a sua é rápido, gratuito e o primeiro passo para simplificar a assinatura dos seus documentos, acesse o link aqui.
Agora, para criar um processo de assinatura você precisa seguir 06 etapas, sendo:
1. Identificação
Dê um nome ao processo de assinatura, pois ele aparecerá no e-mail do assinante e facilitará a busca na plataforma. Logo abaixo, você pode incluir uma mensagem opcional para reforçar informações importantes, como “Olá, segue orçamento final para aprovação”.
Nesta etapa também é possível definir a restrição de download dos documentos:
- Sem restrição: todos os participantes ou integrantes da organização podem baixar em qualquer etapa.
- Após o processo concluído: participantes baixam apenas depois da conclusão; integrantes da organização podem a qualquer momento.
- Somente integrantes da organização: apenas a organização pode baixar os documentos.
2. Configurações
Defina se o processo seguirá uma ordem de assinatura e escolha o tipo de assinatura: com ou sem certificado digital.
A configuração da ordem de assinadores pode parecer um detalhe simples, mas tem um impacto direto na agilidade e no controle dos seus processos de assinatura. Por isso, entender quando ativar ou desativar essa opção faz toda a diferença no seu dia a dia.
- Se você precisa seguir uma ordem específica de validação ou aprovação, mantenha a opção ativada.
- Se busca um fluxo mais rápido e independente, desative a ordem de assinaturas para envio simultâneo.
Caso o processo tenha ordem de assinatura, basta mover os participantes clicando nas setas para definir as posições:
O tipo de assinatura garante a assinatura correta do processo.
- Sem certificado digital, a validação ocorre por SMS ou e-mail;
- Com certificado, basta inserir as informações para validação, como a senha.
3. Participantes
Certifique-se de adicionar corretamente todas as pessoas envolvidas para garantir que o processo ocorra sem problemas. Basta digitar o nome ou o e-mail no campo “Adicione participantes”.
Nessa etapa, você também define outras informações importantes, como:
- Função do assinador: É opcional, mas você pode também configurar a função do assinador.
Para criar novas funções (ex.: funcionário, declarante, autor), clique na engrenagem azul abaixo da foto de perfil, selecione “Funções de assinador”, digite a função desejada e salve. Ela ficará disponível para uso em todos os próximos processos de assinatura dentro da organização.
- Permitir usar SMS como opção de verificação: por padrão, o código é enviado por e-mail. Com um plano pago ativo, também é possível enviá-lo por SMS. Basta inserir o telefone do assinador e, no momento da assinatura, ele poderá escolher entre e-mail ou SMS.
- Restrição de acesso: Essa função adiciona uma camada extra de segurança, o criador do processo deve informar CPF/CNPJ, data de nascimento ou ambos do assinador. O documento só será exibido após o preenchimento correto desses dados, funcionando como uma senha de acesso.
4. Documentos
Após preencher os dados dos assinadores, faça o upload do documento em PDF e defina o posicionamento das assinaturas e rubricas. Essa etapa é bem mais simples que a anterior, já que não possui a mesma quantidade de detalhes.
Para posicionar as assinaturas e as rubricas, temos duas opções:
- Posicionamento personalizado: você define onde inserir as etiquetas, podendo arrastá-las até o ponto desejado ou clicar com o botão direito do mouse para adicionar assinatura ou rubrica.
- Posicionamento automático: caso o seu documento não tenha local específico para posicionar as etiquetas, basta configurar o posicionamento automático tanto para as assinaturas como para as rubricas.