Crie processos de assinatura com a máxima segurança
Com a velocidade impressionante da evolução tecnológica e o avanço contínuo da digitalização em todos os setores, as plataformas de assinatura digital se tornaram verdadeiros pilares da eficiência, proporcionando rapidez, praticidade e economia de recursos. Contudo, em meio a esse panorama dinâmico, a segurança emerge como uma preocupação crucial. Estamos lidando com informações sensíveis e documentos importantes, o que torna a garantia da segurança uma prioridade inegável.
No universo do Assinatura Certa, a segurança não é apenas uma questão de sistemas implementados, mas também depende significativamente das práticas dos usuários. Neste artigo, mergulharemos na importância vital de aproveitar os mecanismos de segurança disponíveis e na influência direta da conduta do usuário para assegurar a integridade e a confidencialidade dos processos de assinatura, bem como a gestão segura dos dados.
Nos bastidores do Assinatura Certa
Aqui desdobramos uma série de mecanismos de segurança para blindar os documentos e as informações que trafegam por nossa plataforma. Confira alguns desses elementos fundamentais:
Criptografia Forte: Na linha de frente da segurança, a criptografia é uma defesa vital. Adotamos algoritmos de criptografia robustos para proteger os dados em trânsito e em repouso, garantindo que permaneçam confidenciais e imunes a interceptações.
Certificados Digitais Seguros: Para autenticar as partes envolvidas no processo de assinatura digital, contamos com certificados digitais. Esses certificados não apenas validam a identidade do signatário, mas também asseguram a integridade do documento assinado, fortalecendo a prevenção contra fraudes e conferindo validade jurídica às assinaturas.
Controles de Acesso Granulares: Concedemos aos administradores das organizações recursos precisos de controle de acesso. Com isso, eles podem definir com exatidão quem pode visualizar, editar e assinar os documentos, garantindo que apenas as partes autorizadas tenham acesso aos conteúdos sensíveis.
Auditoria Abrangente: Mantemos registros detalhados de todas as atividades realizadas na plataforma por meio de logs de auditoria. Essa transparência é essencial para detectar qualquer atividade suspeita e prestar contas, especialmente em situações de disputas legais.
A Importância da conduta e a atenção do usuário:
Além das salvaguardas implementadas pela plataforma, a postura do usuário surge como elemento-chave nos processos de assinatura digital. Aqui estão algumas práticas cruciais:
Proteção das Credenciais: É imprescindível que os usuários resguardem suas credenciais de acesso - como nome de usuário e senha - mantendo-as confidenciais e não compartilhando-as com terceiros. Recomenda-se fortemente a adoção da autenticação de dois fatores na conta de e-mail utilizada para adicionar uma camada extra de proteção.
Verificação Rigorosa de Documentos: O processo de assinatura não se dá apenas ao inseri-lo em nossa plataforma, mas sim desde o passo inicial que se dá na criação do documento antes de ser exportado para assinatura. Na prática, seria da seguinte forma:
- Passo 01: Antes de inserir os dados no documento, certifique-se de que todas as partes devem estar cientes de que os seus dados serão utilizados. É importante também que todos sejam avisados de que os seus dados serão tratados e protegidos da maneira correta, seguindo a Lei Geral de Proteção de Dados.
- Passo 02: Ao inserir os dados, revise de duas a cinco vezes para garantir que foram inseridos da maneira correta, evitando erros e/ou até mesmo frustrações.
- Passo 03: Com o documento devidamente revisado e aprovado por ambas as partes, é o momento de fazer o upload do documento no Assinatura Certa.
Cuidado meticuloso durante as fases de criação!
Ao utilizar o Assinatura Certa, após realizar o upload do documento para iniciar o processo de assinatura, o usuário é conduzido por cinco etapas essenciais, cada uma demandando uma revisão minuciosa antes de ser concluída. Vejamos:
01 Identificação: É fundamental atribuir um nome ao processo de assinatura, como por exemplo: "Contrato de Prestação de Serviços". Este passo é obrigatório; somente será possível avançar para a próxima etapa após o preenchimento deste campo.
02 Participantes: Esta fase é de extrema importância, pois é aqui que os participantes que devem receber o documento para assinatura digital são adicionados. É crucial revisar cuidadosamente os contatos de e-mail inseridos para garantir que o e-mail seja enviado para a pessoa correta. Imagine o impacto caso um documento seja enviado para o endereço errado devido a um e-mail mal digitado?
Para garantir maior segurança de acesso ao documento, o criador do processo de assinatura deve preencher o campo de Restrições de Acesso! Ao selecionar essa opção, o participante só vai poder visualizar o documento após preencher corretamente as informações, sendo essas a confirmação do seu CPF/CNPJ e a data de nascimento.
Abaixo, uma imagem ilustrativa representando os campos que devem ser preenchidos para a ativação dessa validação de restrições de acesso:
Na imagem abaixo, apresenta-se um exemplo da validação realizada pelo assinador do documento. No caso ilustrado, a assinatura está sendo feita pelo celular.
03 Documentos: Nesta etapa, é necessário inserir as etiquetas de assinatura no documento, garantindo que cada parte envolvida possa assinar o documento no local apropriado.
04 Conferência: Mesmo após a inserção das informações em cada etapa, nossa plataforma ainda reserva uma etapa exclusiva para a conferência dos dados das pessoas que irão receber o e-mail para assinar o documento. Estes dados incluem nome, e-mail e tipo de assinatura. Esta etapa é vital para garantir a precisão e a correção de todas as informações antes do envio do documento para assinatura.
05 Assinatura: Com todos os dados devidamente preenchidos e revisados, os documentos são enviados para assinatura de acordo com os participantes cadastrados. Esta etapa marca o encerramento do processo de criação e prepara o documento para ser assinado digitalmente pelos envolvidos.
Atualização e Treinamento Contínuos:
Manter-se atualizado sobre as melhores práticas de segurança e receber treinamento regular sobre o uso seguro da plataforma de assinatura digital são medidas fundamentais para evitar incidentes de segurança e proteger informações confidenciais.
É crucial que os usuários fiquem atentos às novidades e atualizações da plataforma.
Adicionalmente, para uma melhor experiência é de suma importância que o usuário esteja atento às novidades e atualizações da plataforma, verificando os e-mails enviados, notificações dentro da plataforma e também as redes sociais oficiais do Assinatura Certa e, esse acompanhamento constante permite que os usuários estejam cientes de quaisquer atualizações de segurança ou novas funcionalidades que possam impactar sua experiência e garantir uma utilização segura e eficiente da plataforma.
Conclusão:
Em resumo, a segurança em plataformas de assinatura digital depende tanto dos mecanismos de segurança implementados pela plataforma quanto da conduta responsável e consciente dos usuários. Ao utilizar e ativar os mecanismos de segurança oferecidos pela plataforma e adotar boas práticas de segurança, os usuários podem garantir a integridade, confidencialidade e autenticidade dos documentos assinados digitalmente, contribuindo para a eficácia e legitimidade dos processos de assinatura digital.
