O que é e como funciona o Recurso de Organizações?
Para que um recurso seja realmente eficaz, ele precisa ir além de simplesmente existir – ele deve ser útil, resolver problemas reais e se adaptar às necessidades dos usuários. Sem esses elementos, mesmo a melhor tecnologia pode se tornar complicada, ineficiente ou até irrelevante. Pensando nisso, o Assinatura Certa desenvolveu o Recurso de Organizações, uma solução estratégica que permite administrar equipes e documentos de maneira centralizada, garantindo eficiência e segurança. Neste blog, vamos explorar como esse recurso pode ser um grande aliado na gestão de processos de assinatura do seu negócio.
O Recurso de Organizações do Assinatura Certa foi desenvolvido para atender empresas que precisam gerenciar documentos e equipes de forma integrada, criando espaços de trabalho funcionais. No entanto, sua utilidade vai além do ambiente corporativo – ele também é ideal para qualquer usuário que queira estruturar diferentes contextos de assinatura.
Por exemplo, em um escritório de advocacia com quatro advogados sócios, cada um pode criar uma organização dentro da plataforma para organizar seus processos e documentos. No entanto, como todas as organizações estão vinculadas à mesma conta, o saldo de assinaturas é compartilhado entre elas. Além disso, os advogados que fazem parte de mais de uma organização podem acessar os processos dessas organizações, de acordo com as permissões concedidas. Já uma imobiliária pode estruturar suas assinaturas por filiais ou tipos de locação, enquanto um profissional autônomo, como uma confeiteira, pode separar documentos pessoais e profissionais, trazendo mais organização e praticidade ao dia a dia.
Dúvidas frequentes sobre o Recurso de Organizações:
Como criar uma Organização?
Ao criar a sua conta no Assinatura Certa, uma organização é criada automaticamente com o seu nome, e para criar mais uma, basta clicar na opção “Criar uma nova organização”.
Quantas organizações posso criar?
Isso vai depender do tipo de plano que foi contratado, por exemplo:
Plano Grátis: até duas organizações com dois usuários por organização;
Plano Básico: até quatro organizações com quatro usuários por organização;
Plano Negócios: até oito organizações com oito usuários por organização;
Plano Empresarial: criação de organizações e usuários ilimitados.
Como inserir um usuário dentro da organização?
Com a tela de organizações aberta, escolha a organização em que deseja incluir o usuário e clique no botão “Convidar usuário”:
Em seguida, digite o e-mail do usuário que deseja convidar para a sua organização e selecione a opção “convidar”
Abaixo, uma breve ilustração do e-mail que o usuário que foi convidado receberá:
Neste caso, o usuário que foi convidado ainda não tem uma conta criada no Assinatura Certa, sendo assim, ele deve clicar no botão “Cadastrar-me”, e seguir com os passos de criação de conta. Caso não saiba como criar uma conta no Assinatura Certa, clique aqui e leia o nosso Blog Guia. Lembrando que para criar uma conta não acarreta em nenhum custo, é totalmente gratuito.
Quais permissões um usuário convidado tem dentro da minha organização?
O usuário convidado pode criar e enviar processos de assinatura, além de criar e editar pastas. No entanto, ele não tem acesso às configurações administrativas da organização.
Se eu convido um usuário para a organização X, ele pode acessar a organização Y?
Não. O usuário só pode visualizar e interagir com os processos de assinatura da organização que foi convidado para participar. Ele não terá acesso às demais organizações.
Como administrar o saldo de assinaturas em uma conta com várias organizações?
Se uma conta possui múltiplas organizações (como filiais de uma empresa), todas compartilham o mesmo saldo de assinaturas do administrador. Por exemplo, se um proprietário de imobiliária tem três filiais e contratou um plano empresarial com 100 assinaturas mensais, essas 100 assinaturas serão consumidas de forma conjunta pelas três organizações.
Posso ter mais de um administrador em uma organização?
Não. Cada organização pode ter apenas um administrador.
É possível inativar uma organização?
Sim. Apenas o administrador pode inativar uma organização. Após ser inativada, ela não pode ser reativada.
O que acontece com os usuários ao inativar uma organização?
Todos os usuários são removidos da organização e notificados por e-mail sobre a inativação. Como a organização não pode ser reativada nem pelo administrador, os usuários convidados também não poderão recuperar o acesso.
O que acontece com os processos de assinatura de uma organização inativada?
Os processos de assinatura que não foram concluídos serão inativados.
Os documentos assinados, ou seja, com status de concluído, continuam ativos e juridicamente válidos. No entanto, como a organização foi inativada, eles não poderão ser acessados pela plataforma, mas sim pelo site do Assinatura Certa.
Para visualizar esses documentos, acesse www.assinaturacerta.com.br, clique em "Verificador" e insira o código de verificação.
Conclusão
O Recurso de Organizações do Assinatura Certa foi desenvolvido justamente para oferecer mais controle, eficiência e praticidade no dia a dia. Seja para uma grande empresa com múltiplas filiais, um escritório ou um profissional autônomo, essa funcionalidade se adapta a diferentes realidades, garantindo que cada usuário tenha um espaço estruturado para suas necessidades.
Se você deseja gerenciar assinaturas de forma estratégica e organizada, explore o Recurso de Organizações e descubra como ele pode transformar a maneira como você administra documentos e equipes.
